Como poderá ver com base na leitura deste texto, são muitos os custos a considerar no âmbito de um programa de formação, incluindo os custos de concepção e desenvolvimento, de promoção, de administração, com o ensino propriamente dito, com materiais, com instalações, com os formandos, ou com a avaliação final da formação. Abordamos ainda ao de leve o conceito dos custos de oportunidade, que deverão ser considerado em qualquer avaliação séria dos custos de formação. Mas não se deixe assustar pelos custos, porque no próximo mês falaremos da previsão e medição dos benefícios relacionados com a formação.

Custos de concepção e desenvolvimento

A primeira categoria de custos a considerar é a concepção e o desenvolvimento do programa de formação, independentemente deste incluir sessões em sala, materiais de auto-estudo, sessões simples de acompanhamento, ou algum tipo de combinação destas possibilidades. Será necessário considerar concretamente:

• Os dias internos de concepção e desenvolvimento;
• Os custos externos de concepção e desenvolvimento quando se recorrer a especialistas externos;
• Outros custos directos ligados à concepção e desenvolvimento (por exemplo, compra de direitos de autor, viagens, etc.);
• Os custos ligados à utilização de materiais necessários à concepção e desenvolvimento da formação (licenças de software, por exemplo).

Custos de promoção

Uma grande parte das organizações promove de alguma forma os seus programas de formação. Os custos promocionais a considerar incluem:

• Os dias internos de actividade promocional;
• Os custos com agências externas;
• Outros custos directos ligados à promoção (posters, brochuras, panfletos…).

Custos de administração

Existem custos relacionados com o departamento de formação pelo tempo que dispensado à administração do programa de formação. Normalmente este custo é calculado em função do número de formandos e inclui:

• As horas de administração necessárias por formando;
• Os custos de administração directos por formando (custos com registos, junção de materiais…).

Custos de ensino

Estes custos estão relacionados com a formação propriamente dita, independentemente de se recorrer a especialistas de ensino (tutores, instrutores, formadores…), ou de se tratar de auto-formação (formação online, manuais práticos…). Nesta categoria há a considerar:

• O número de formandos a incluir no programa de formação;
• As horas de formação em grupo (seja em sala ou online);
• As horas de formação um a um (normalmente face a face, embora também possa ser por telefone, videoconferência, online);
• As horas de formação em auto-estudo;
• As horas de ensino adicionais (tempo de preparação, tempo necessário para avaliar os trabalhos feitos pelos formandos, tempo necessário para trocar mensagens de correio electrónico com os formandos online);
• Outras despesas relacionadas com o ensino (viagens, subsistência, alojamento).

Custos com materiais

Os custos com materiais incluem:

• O custo por formando ligado aos materiais de formação (manuais, consumíveis…);
• Os custos por estudante com licenças ligadas a materiais envolvidos na formação.

Custos com instalações

Independentemente da formação ser realizada internamente ou no exterior da organização, será necessário considerar os custos relacionados com as instalações utilizadas para a formação. Estão incluídos nesta categoria:

• Os custos com salas de formação;
• Os custos com salas de auto-estudo ou aprendizagem em grupo;
• Os custos com equipamentos utilizados.

Custos com formandos

Provavelmente, os custos mais significativos estão relacionados com os próprios formandos. Basta calcular um custo por formando. Se a formação tiver lugar em horário laboral (em que o formando estaria normalmente a ser produtivo e a receber um salário por isso), bastará estimar o tempo em viagens e em formação que é "roubado" ao tempo de trabalho produtivo. Não se deve considerar neste cálculo o tempo gasto com pausas, intervalos, ou trabalho externo.

Quando um funcionário é incluído num programa de formação em horário laboral, a organização terá que pagar, não apenas o salário normal da pessoa, mas também a perda de oportunidade dessa mesma pessoa estar a acrescentar valor à organização com o seu trabalho. Se um empregado puder ser substituído facilmente enquanto frequenta uma acção de formação, não se verifica qualquer perda de oportunidade para a organização. O custo é simplesmente igual ao salário do mesmo funcionário.

No entanto, na maior parte dos casos não se consegue uma substituição adequada dos funcionários que estão em formação. Desta forma, a organização perde os resultados que esses funcionários iriam gerar se estivesse a trabalhar normalmente e não em formação. Assim, nestes casos o verdadeiro custo dos funcionários em formação será a perda de oportunidade, ou seja, o custo de oportunidade. Fica aqui apenas o conceito, dado que não vamos falar do cálculo dos custos de oportunidade neste texto. Contudo, podemos adiantar que é superior ao salário do empregado em formação e precisa de ser considerado em qualquer avaliação séria dos custos de formação.

Ainda nesta categoria convém não esquecer os custos directos com os formandos (viagens, alojamento, subsistência…).

Custos de avaliação

A última categoria são os custos de avaliação da formação, que serão calculados com base no tempo gasto a avaliar a mesma. O método utilizado pode ser o ROI (retorno do investimento), ou outro.

Baseado em informação publicada no site http://www.fastrak-consulting.co.uk/tactix/features/tngroi/tngroi05.htm.

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