Para responder à certificação de software, originada pela publicação da Portaria 363/2010, foi necessário fazer algumas alterações ao S4 que vão ter impacto na usabilidade da solução após a actualização do sistema, a ocorrer durante o mês de Dezembro.

A portaria obriga a quatro situações distintas:

• Possuir sistema que permita identificar a gravação do registo de Facturas ou documentos equivalentes e talões de venda, através de um algoritmo de cifra;
• Não dispor de qualquer função que, no local ou remotamente, permita alterar directa ou indirectamente a informação de natureza fiscal;
• Exportar o ficheiro SAFT-PT;
• Possuir um controlo de acesso ao sistema informático, obrigando à autentificação de cada utilizador.

Assim sendo, foi necessário implementar as funcionalidades que se seguem.

 a) São passíveis de ser assinados pelo sistema os seguintes documentos emitidos pelo S4:

• Guias (Remessa, Transporte, Consignação, Oferta);
• Facturas (Mercadorias, Oferta de Mercadorias, Serviços);
• Vendas a Dinheiro;
• Notas de Crédito (Mercadorias e Serviços – apenas as "A");
• Notas de Débito (Mercadorias e Serviços – apenas as "A").

b) Cada documento atrás identificado deve sempre ser assinado, no caso de se tratar de documentos financeiros, ou caso sejam necessários para acompanhar mercadoria. Apenas não devem ser assinados pelo S4 se (e só se) forem cópias de documentos emitidos por outro sistema.

c) O sistema reconhecerá se determinada série num tipo de documento é para assinar ou não, pela inserção do primeiro documento na base de dados. Para os documentos atrás mencionados, o S4 vai sempre sugerir uma numeração provisória (negativa), de forma a garantir a sequencialidade na sua emissão. Caso se tratem de documentos que não necessitem de ser assinados (por exemplo, quando a mercadoria é sempre acompanhada pela factura não existe a necessidade legal de assinar as guias, pois elas apenas vão ser feitas de forma a afectar as quantidades em stock), é necessário, no primeiro documento de cada série, forçar a numeração do documento a "1", de forma a contrariar a sugestão do "-1". Esta sugestão (numeração provisória) vai ser feita, quer pelo manuseamento do sistema, quer por todas as gerações deste tipo de documentos possibilitadas pelo sistema.

d) Os documentos apenas poderão ser corrigidos/eliminados enquanto não se proceder à sua assinatura (em documentos/séries assinadas).

e) A assinatura do documento é feita sempre pela sua emissão. Ao listar o documento, caso ainda esteja com um número provisório, e por isso no estado de "A - Aguarda", o utilizador será questionado se pretende emitir o documento.

• Se o utilizador responder não, os documentos serão apenas listados, e os que ainda não tiverem sido assinados pelo sistema serão impressos sem título de documento e sem valores, quer nas linhas, quer na caixa dos totais. O estado do documento não será actualizado.
• Se o utilizador responder sim, os documentos por assinar serão assinados, e nesse momento ser-lhes-á atribuída a sua numeração definitiva. O seu estado será actualizado para "E" ou para "F", conforme a configuração do estado inicial do documento no sistema. Esta actualização do documento será concluída, quer o documento seja impresso para a impressora, ou mesmo para o ecrã, ou mesmo que o utilizador cancele a impressão física ao não seleccionar a impressora da rede. A partir deste momento, apenas será possível cancelar o documento.

f) As listagens dos documentos passam a imprimir novas mensagens.

• A menção "Processado por Computador" será substituída por "xxxx – Processado por Programa Certificado nº 0180/DGCI". Todos os pré-impressos que contenham esta mensagem fixa no layout deverão, segundo a DGCI, ser substituídos para que as duas mensagens não coexistam no mesmo documento.
• Caso se trate da impressão de um documento não assinado pelo sistema, deverá mencionar "Este documento não serve de factura – Processado por Programa Certificado nº 0180/DGCI".
• Caso se trate da impressão de um documento não assinado, sem número provisório, deverá mencionar "Cópia de documento Original – Processado por Programa Certificado nº 0180/DGCI").
• Os documentos não passíveis de ser assinados pelo sistema, como por exemplo as Encomendas, continuarão a mencionar a frase "Processado por Computador".

g) O cancelamento dos documentos que movimentem stock, apenas vai ser possível caso não tenham documentos associados posteriormente; por exemplo, apenas se pode cancelar uma Guia de Remessa não facturada. Pelo cancelamento do documento, vai ser gerado de forma automática um movimento de entrada de correcção (para os documentos de saída cancelados), ou um movimento de saída de correcção (para as Notas de Crédito de Stock canceladas) e quebrar qualquer ligação a documentos a que estes estejam associados. Por exemplo, se a Guia cancelada estiver associada a uma Encomenda, essa ligação vai ser quebrada, para que a Encomenda possa ser satisfeita por uma outra Guia de Remessa.

h) Caso a Entrada/Saída de correcção seja eliminada, o documento cancelado pelo documento eliminado deixa de estar cancelado e volta ao estado "E" ou "F", conforme a configuração do estado inicial do documento.

i) Tanto no documento cancelado, como no documento de correcção, é possível verificar a ligação entre ambos os documentos.

j) De forma a, facilitar o inventário permanente, passará a ser possível integrar automaticamente as entradas/saídas de correcção, diferenciando a movimentação contabilística pela origem da entrada/saída de correcção.

• Se a origem for referente ao cancelamento dos documentos, vai proceder ao estorno da movimentação efectuada pela integração do custo da venda do documento cancelado.
• Se a origem for gestão de economato, vai fazer um movimento apenas analítico, utilizando a conta de existências da família (9*) por contrapartida da conta analítica pedida aquando a integração.
• Se for por qualquer outra origem (inserção manual, ou proveniente da geração da rotina de inventários), então será utilizada a conta de existências da família, em contrapartida da conta de quebras (para as saídas de correcção), ou de sobras (para as entradas de correcção) pedidas aquando a integração.

k) De forma a garantir a não modificação de documentos assinados, foi necessário alterar algumas funcionalidades de conferência de documentos que permitiam a correcção de quantidades nas Guias de Remessa já emitidas.

l) Para os clientes que tenham a funcionalidade de parametrização nas Guias de Remessa, de que estas apenas devem influenciar o stock pela sua conferência, foi necessário retirar esta funcionalidade e desenvolver uma conferência de quantidades, disponível para esses documentos que ainda não afectem o stock. Estes documentos passaram a ter um estado inicial novo("S – Sem stock"), pois ainda não afectaram o stock,e só após a sua conferência de quantidades é que será possível proceder à sua emissão.

m) Para responder à estrutura do ficheiro SAFT-PT foi necessário garantir que, num ano certificado, não é possível inserir Notas das vendas do tipo "Outras". Este documento já tinha sido descontinuado em desenvolvimentos e substituído pelo módulo de Notas Financeiras (Clientes).

n) Como a numeração das Notas de Crédito e Débito é partilhada nas existências pelas compras e pelas vendas, foi necessário garantir que nas compras e nas vendas não será possível coexistir uma mesma série, caso esta seja assinada. A partir do momento em que se insira uma Nota de Crédito nas vendas da série "0001", sendo esta uma série certificada, não será possível utilizar esta mesma série nas Notas de Crédito do módulo das compras.

o) Para exportar o ficheiro SAFT-PT será necessário garantir a sua correcta parametrização.

• A parametrização dos códigos dos países segundo a norma ISO 3166 -1 -alpha -2 e dos códigos de moedas de acordo com a norma ISO 4217, como faz referência a portaria 1192/2009.
• Será necessário parametrizar as mensagens de isenção do IVA por código de mercado do cliente.
• Será necessário parametrizar os códigos dos clientes genéricos (Vendas a Dinheiro) numa tabela de configuração do programa de geração do ficheiro SAFT-PT.

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