Na qualidade de ferramenta integrada de gestão, o S4 preocupa-se em abranger todas as áreas de gestão de uma organização, mantendo como um dos objectivos principais a crescente ajuda na organização/gestão de tempo dos seus utilizadores.

Como forma de melhorar processos de trabalho, de os tornar cada vez menos morosos, o S4 disponibiliza uma rotina de Geração de Ordens de Pagamento no módulo da Tesouraria (em Tesouraria > Tesouraria > Gerar > Pagamentos).

Figura 1. Ecrã Geração de Ordens de Pagamento.

O sistema pode ordenar por "Terceiro/Idade", ou "Idade". É também possível escolher o tipo de pagamento a atribuir às ordens que irão ser geradas, podendo ser por "Cheque" ou "Transferência".

Para uma melhor organização/leitura de todos os documentos que estão lançados no sistema, aquando da geração é possível aglutinar as ordens de tesouraria. A aglutinação pode ser feita por "Conta/Terceiro", "Terceiro" ou "Todos", ou se preferível a geração pode ser feita "Sem Aglutinação".

Figura 2. Escolha de lançamentos a regularizar.

É possível identificar o saldo do banco na contabilidade, olhando para o campo "Saldo Banco". Um outro campo com informação relevante é o campo "Saldo Corrente", que indica a diferença do saldo do banco com o valor dos documentos a regularizar.

Depois de se ter parametrizado o modo e/ou características da geração das ordens, é possível escolher os lançamentos a regularizar (como indica a Figura 2).

Nesta fase selecciona-se o(os) lançamento(s) a regularizar. Se por alguma razão o utilizador não quiser regularizar na totalidade o valor que se encontra no lançamento, é possível editar na linha do lançamento, o campo "Valor" e colocar o valor pretendido a regularizar. Depois de se seleccionar um,ou vários documentos, é possível verificar se é mesmo esse documento que se quer regularizar. De maneira a verificar os documentos a regularizar existe uma opção/menu "Natureza", que permite visualizar os documentos.

Quando um Terceiro tem muitas facturas por regularizar, torna-se moroso o processo de seleccionar todos os documentos a regularizar. Existe uma funcionalidade/comando - menu "Valor" do lado direito do ecrã, ou "Ctrl+v", que permite estabelecer que para um determinado Terceiro se pretende regularizar X€, não olhando ao documento em específico, mas ao valor em si por regularizar.

Se nas parametrizações do tipo de pagamento for escolhido o tipo "Cheque", são gerados pagamentos do tipo "P". Este tipo de pagamento ficará regularizado só quando for emitido o respectivo cheque, não fica automaticamente regularizado com a geração do pagamento. Se o tipo de pagamento for por "Transferência", são gerados pagamentos do tipo "PR", que correspondem a um Pagamento Regularizado. Ao contrário do pagamento por Cheque, este fica regularizado assim que é gerado o Pagamento.

Esta funcionalidade do S4 tem como objectivo a geração automática de pagamentos de ordens de tesouraria de uma só vez, facilitando o manuseamento do utilizador no sistema.

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