O sistema integrado de gestão S4 da Sinfic já disponibiliza funcionalidades para a gestão de cobranças e recuperação de crédito. No entanto, dentro de pouco tempo, os utilizadores deste ERP passarão a contar com um leque de funcionalidades completo para essa área.

O objectivo de qualquer empresa ou instituição é a disponibilização de produtos e/ou serviços. No entanto, a sua sobrevivência dependerá de uma boa relação com os clientes e de uma boa gestão das cobranças. Nesse sentido, as novas funcionalidades a disponibilizar brevemente com o S4 destinam-se a suportar as relações com os clientes, estando vocacionadas especialmente para a gestão de cobranças, de processos de recuperação de crédito e de contas correntes. Paralelamente a este objectivo, a equipa do S4 da Sinfic não deixou de pensar na facilidade de utilização, no controlo eficaz e na actualização ao longo do tempo.

As funcionalidades de gestão de cobranças e recuperação de crédito do S4 serão igualmente parametrizáveis, permitindo implementar estratégias, procedimentos e regras de gestão. O sistema passará assim a efectuar o planeamento automático das tarefas em função de prioridades, seguindo critérios variados, de forma a automatizar tarefas e libertar os recursos humanos para trabalho de maior valor acrescentado.

Nesta vertente, o S4 passará a incluir uma plataforma aberta de produção de informação de gestão especializada sobre dívidas, PMR, objectivos, tesouraria, etc. A garantia de fiabilidade e estabilidade, bem como a possibilidade de manuseamento rápido de grandes quantidades de dados, foram outros aspectos considerados pela Sinfic. O S4 permitirá assim o acesso em tempo real a informação sobre cobranças.

Para os utilizadores do S4, as novas funcionalidades de gestão de cobranças e recuperação de crédito irão traduzir-se em várias vantagens, nomeada mente:

• Redução drástica da ineficácia;
• Redução do prazo médio de recebimentos (PMR);
• Diminuição dos litígios com clientes;
• Implementação de política/estratégia de cobranças;
• Policiamento eficaz dos clientes;
• Redução dos conflitos inter-departamentais;
• Organização e reestruturação dos departamentos de cobranças, recuperação e controlo de crédito;
• Contenção e redução da equipa de gestores;
• Implementação de estratégias de procedimentos uniformes e homogéneos, permitindo a tipificação de situações crónicas e a antecipação de diligências;
• Disponibilidade das principais funcionalidades de gestão de cobranças e recuperação de crédito e, em simultâneo, possibilidade de configuração e parametrização de funcionalidades específicas, de acordo com as necessidades da empresa;
• Sistema de notificação por carta, fax e e-mail;
• Análise da carteira (vencida/vincenda) com filtros de pesquisa;
• Registo tipificado de resultados ao nível de cada documento;
• Registo do acompanhamento dos gestores, do resultado de tarefas de back-office e dos contactos directos;
• Integração de todos os dados de clientes, contas correntes e regularizações necessários à actividade, bem como integração de dados adicionais específicos, de acordo com as necessidades de cada cliente;
• Construção automática da agenda de contactos, de acordo com regras especificadas por cada devedor;
• Sistema de alertas por promessas de regularização incumpridas;
• Sistema de alertas baseado em indicadores e especificados por devedor (débitos atrasados, plafond de crédito, PMR…);
• Tipificação e antecipação do pré-contencioso/contencioso, clarificando no geral o ‘bad debt’ real e o reflexo nos resultados contabilísticos da empresa;

As vantagens das funcionalidades de gestão de cobranças e recuperação de crédito também podem ser apresentadas sob a forma de vantagens financeiras, operacionais e estruturais.

a) Vantagens financeiras

• Controlo efectivo sobre a carteira em dívida;
• Redução de custos de capital;
• Previsões de tesouraria;
• Redução do PMR;
• Redução de custos salariais.

b) Vantagens operacionais

• Controlo efectivo sobre a carteira sem esquecimentos;
• Registo de acções e diligências havidas com os clientes – poder de argumentação /dossier de contencioso;
• Abrangência – controlo efectivo sobre todos os clientes;
• Planeamento automático – recursos humanos concentrados onde são necessários.

c) Vantagens estruturais

• Gestão da carteira de clientes com uma equipa optimizada de colaboradores;
• Controlo da produtividade por cobrador, permitindo a gestão da equipa mediante a atribuição de carteiras à sua responsabilidade e estabelecimento de objectivos

d) Outras vantagens

• Funcionalidades técnicas modernas e eficazes;
• Integração com fax, email (smtp e/ou Outlook);
• Base de dados aberta, permitindo retirar e construir informação de gestão à medida das necessidades.

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